Kiekviename projekte gali atsirasti netikėtų situacijų. Net ir gerai suplanuotas projektas gali susidurti su vėlavimais, biudžeto pokyčiais, techninėmis kliūtimis, neaiškiais reikalavimais, komandos apkrova ar pasikeitusiais kliento poreikiais. Todėl projektų valdyme svarbu ne tik planuoti darbus, bet ir gebėti valdyti rizikas, problemas bei pokyčius.
Rizikų valdymas
Rizika yra galimas įvykis ar aplinkybė, kuri gali paveikti projekto eigą. Rizika dar nėra problema, nes ji gali ir neįvykti. Tačiau jei rizika nėra numatyta iš anksto, jai įvykus projektas gali stipriai vėluoti, brangti arba prarasti kokybę.
Pavyzdžiui, rizika gali būti tokia: pagrindinis specialistas gali būti nepasiekiamas, tiekėjas gali vėluoti, klientas gali laiku nepateikti informacijos, techninis sprendimas gali pasirodyti sudėtingesnis nei tikėtasi. Kuo anksčiau tokios rizikos identifikuojamos, tuo lengviau joms pasiruošti.
Rizikos vertinamos pagal du pagrindinius kriterijus: tikimybę ir poveikį. Tikimybė parodo, kiek realu, kad rizika įvyks. Poveikis parodo, kaip stipriai ji paveiktų projektą. Didžiausią dėmesį reikia skirti toms rizikoms, kurios turi didelę tikimybę ir didelį poveikį.
Rizikų valdymo planas
Rizikų valdymo planas padeda nuspręsti, ką daryti su svarbiausiomis rizikomis. Vienoms rizikoms galima užkirsti kelią, kitoms galima sumažinti poveikį, trečias reikia tiesiog stebėti.
Pavyzdžiui, jei yra rizika, kad klientas vėluos pateikti reikalingą informaciją, galima iš anksto sudaryti aiškų informacijos pateikimo grafiką. Jei yra rizika, kad komanda nespės atlikti visų darbų, galima suplanuoti prioritetus ir numatyti, kurie darbai būtų atliekami pirmiausia.
Rizikų valdymas nėra vienkartinis veiksmas projekto pradžioje. Rizikas reikia peržiūrėti viso projekto metu, nes situacija gali keistis. Kai kurios rizikos tampa nebeaktualios, o kitos atsiranda tik vykdymo metu.
Problemų valdymas
Problema yra jau įvykusi situacija, kuri trukdo projektui judėti pagal planą. Skirtumas tarp rizikos ir problemos yra paprastas: rizika gali įvykti, o problema jau įvyko.
Pavyzdžiui, jei buvo numatyta, kad tiekėjas gali vėluoti, tai yra rizika. Jei tiekėjas jau pavėlavo pristatyti reikalingą medžiagą, tai jau problema. Tokiu atveju reikia ne tik stebėti situaciją, bet ir imtis konkrečių veiksmų.
Problemų valdymas prasideda nuo aiškaus problemos įvardijimo. Reikia suprasti, kas tiksliai nutiko, kokia priežastis, kokį poveikį tai turi projektui ir kokie galimi sprendimai. Dažna klaida yra spręsti tik pasekmes, neįvertinus tikrosios priežasties.
Gera praktika yra registruoti svarbiausias projekto problemas: kas įvyko, kas atsakingas už sprendimą, iki kada problema turi būti išspręsta ir koks sprendimas priimtas. Tai padeda išlaikyti kontrolę ir nepalikti svarbių klausimų neužbaigtų.
Konfliktų valdymas
Projektų metu konfliktai gali kilti dėl terminų, biudžeto, apimties, atsakomybių, prioritetų ar skirtingų lūkesčių. Konfliktas nebūtinai yra blogas dalykas. Kartais jis parodo, kad reikia aiškesnio sprendimo, geresnės komunikacijos arba tikslesnio susitarimo.
Svarbiausia konfliktus spręsti konstruktyviai. Reikia kalbėti ne apie kaltinimus, o apie situaciją, faktus ir galimus sprendimus. Projekto vadovas turi padėti pusėms susitarti, kas yra svarbiausia projektui ir kokį sprendimą galima priimti.
Jei konfliktas ignoruojamas, jis gali augti ir paveikti komandos darbą, kliento pasitikėjimą ar projekto rezultatą. Todėl konfliktus verta spręsti kuo anksčiau.
Pokyčių valdymas
Visos pamokos
