Kiekvienas projektas turi prasidėti nuo aiškaus supratimo, ką norima pasiekti. Jei projekto tikslai, apimtis ir reikalavimai nėra aiškiai apibrėžti, projektas gali greitai tapti chaotiškas: komanda dirbs skirtingomis kryptimis, užsakovas tikėsis vieno rezultato, o projekto pabaigoje gali paaiškėti, kad sukurta ne tai, ko iš tikrųjų reikėjo.
Projekto tikslas
Projekto tikslas atsako į klausimą, kokio rezultato siekiama. Tikslas turi būti ne abstraktus, o konkretus ir suprantamas visiems projekto dalyviams. Pavyzdžiui, tikslas „pagerinti klientų aptarnavimą“ yra per platus. Aiškesnis tikslas būtų „per 3 mėnesius įdiegti klientų užklausų valdymo sistemą, kuri sumažintų vidutinį atsakymo laiką nuo 24 iki 8 valandų“.
Geras tikslas padeda priimti sprendimus viso projekto metu. Kai atsiranda naujų idėjų, papildomų prašymų ar pokyčių, galima grįžti prie pagrindinio klausimo: ar tai padeda pasiekti projekto tikslą? Jei ne, tokie darbai gali būti atidėti arba visai neįtraukti į projektą.
Tikslams formuluoti dažnai naudojamas SMART principas. Tai reiškia, kad tikslas turi būti konkretus, pamatuojamas, pasiekiamas, aktualus ir apribotas laike. Toks tikslas leidžia aiškiai suprasti, kada projektas laikomas sėkmingu.
Projekto rezultatas
Tikslas parodo, ko siekiama, o rezultatas parodo, kas konkrečiai bus sukurta arba įgyvendinta. Projekto rezultatas gali būti nauja sistema, interneto svetainė, mokymų programa, reklamos kampanija, renginys, procesų aprašas, strategija ar kitas aiškiai apibrėžtas produktas.
Svarbu, kad projekto rezultatas būtų aprašytas taip, jog visi dalyviai jį suprastų vienodai. Jei viena pusė galvoja, kad bus sukurta tik bazinė sistema, o kita tikisi pilnai automatizuoto sprendimo, konfliktas beveik neišvengiamas. Todėl projekto pradžioje būtina sutarti, koks rezultatas bus laikomas pakankamu ir tinkamu.
Reikalavimai
Reikalavimai apibūdina, ką projekto rezultatas turi atlikti ir kokiomis savybėmis turi pasižymėti. Jie padeda paversti bendrą idėją konkrečiais kriterijais.
Reikalavimai dažniausiai skirstomi į funkcinius ir nefunkcinius. Funkciniai reikalavimai nurodo, ką sistema, produktas ar sprendimas turi daryti. Pavyzdžiui, sistema turi leisti vartotojui registruotis, pateikti užklausą, gauti pranešimą ar sugeneruoti ataskaitą.
Nefunkciniai reikalavimai nusako, kaip sprendimas turi veikti. Tai gali būti greitis, saugumas, patogumas, stabilumas, dizaino principai, prieinamumas ar suderinamumas su kitomis sistemomis. Pavyzdžiui, sistema turi veikti mobiliajame telefone, puslapis turi užsikrauti per 3 sekundes, duomenys turi būti saugomi pagal saugumo reikalavimus.
Reikalavimus svarbu rinkti iš suinteresuotų šalių: užsakovo, naudotojų, vadovų, komandos narių ar kitų dalyvių. Dažna klaida yra remtis tik vieno žmogaus nuomone. Kuo geriau suprantami realūs poreikiai, tuo didesnė tikimybė, kad projekto rezultatas bus naudingas.
Visos pamokos
