Projekto vykdymas prasideda tada, kai suplanuoti darbai pradedami realiai atlikti. Šiame etape projekto planas tampa veiksmais: komanda kuria rezultatą, vykdo užduotis, sprendžia problemas, derina sprendimus ir juda link numatyto tikslo.
Vykdymo etapas yra labai svarbus, nes būtent čia paaiškėja, ar planas buvo realistiškas, ar komanda turi pakankamai išteklių, ar terminai pasiekiami ir ar projekto rezultatas atitinka lūkesčius. Projekto vadovo užduotis šiame etape yra ne tik stebėti, bet ir aktyviai padėti komandai judėti į priekį.
Projekto darbų paleidimas
Prieš pradedant vykdymą, svarbu įsitikinti, kad visi projekto dalyviai supranta planą. Komanda turi žinoti, koks yra projekto tikslas, kokie darbai suplanuoti, kas už ką atsakingas, kokie terminai ir kokie prioritetai.
Dažnai projekto vykdymas pradedamas nuo pradinio susitikimo. Jo metu aptariamas projekto tikslas, pagrindiniai etapai, komandos vaidmenys, komunikacijos tvarka, rizikos ir artimiausi darbai. Toks susitikimas padeda visiems pradėti nuo vienodo supratimo.
Jei projekto pradžioje neaišku, kas turi būti padaryta pirmiausia, komanda gali greitai prarasti kryptį. Todėl pirmosios užduotys turi būti aiškios, konkrečios ir susietos su bendru projekto planu.
Užduočių koordinavimas
Vykdymo metu projekto vadovas turi užtikrinti, kad užduotys judėtų pagal planą. Tai nereiškia, kad reikia kontroliuoti kiekvieną smulkmeną. Svarbiausia matyti bendrą projekto vaizdą ir laiku pastebėti, kur darbai stringa.
Koordinavimas apima užduočių paskirstymą, prioritetų tikslinimą, priklausomybių valdymą ir pagalbą komandai šalinant kliūtis. Pavyzdžiui, jei vienas komandos narys laukia informacijos iš kito žmogaus, projekto vadovas turi padėti šį klausimą išspręsti, kad darbas nestovėtų vietoje.
Geras koordinavimas padeda išvengti situacijų, kai žmonės dirba daug, bet ne su tais darbais, kurie šiuo metu svarbiausi projektui.
Progreso stebėjimas
Projekto vykdymo metu būtina nuolat stebėti progresą. Reikia žinoti, kas jau atlikta, kas vyksta dabar, kas vėluoja ir kokios kliūtys gali paveikti artimiausius darbus.
Progresas gali būti stebimas įvairiais būdais: užduočių lentoje, projekto grafike, savaitinėse ataskaitose, susitikimuose ar projektų valdymo įrankiuose. Svarbiausia, kad informacija būtų atnaujinama ir aiški.
Stebint progresą reikia vertinti ne tik atliktų užduočių kiekį, bet ir jų svarbą. Kartais gali būti atlikta daug smulkių darbų, tačiau pagrindiniai projekto rezultatai vis tiek nejuda. Todėl svarbu žiūrėti, ar atlikti darbai iš tikrųjų artina projektą prie tikslo.
Terminų ir biudžeto kontrolė
Kontrolė reiškia, kad projekto eiga lyginama su planu. Vienas svarbiausių dalykų yra terminai. Jei užduotys pradeda vėluoti, reikia kuo anksčiau suprasti priežastis ir įvertinti, kaip tai paveiks visą projektą.
Vėlavimai gali atsirasti dėl netikslaus planavimo, neaiškių reikalavimų, priklausomybės nuo kitų žmonių, komandos apkrovos ar netikėtų problemų. Svarbu ne tik konstatuoti, kad vėluojama, bet ir priimti sprendimus: keisti prioritetus, mažinti apimtį, skirti papildomų išteklių arba koreguoti grafiką.
Visos pamokos
