Projektą įgyvendina žmonės, todėl net ir geriausias planas neveiks, jei komanda nesupras savo atsakomybių, prioritetų ir bendro tikslo. Komandos ir komunikacijos valdymas padeda užtikrinti, kad visi projekto dalyviai žinotų, ką turi daryti, kada turi tai padaryti ir kaip jų darbas prisideda prie bendro rezultato.
Projekto komanda
Projekto komanda gali būti sudaryta iš skirtingų specialistų: vadovo, dizainerių, programuotojų, rinkodaros specialistų, analitikų, tiekėjų, klientų atstovų ar kitų dalyvių. Komandos sudėtis priklauso nuo projekto tipo ir jo tikslų.
Svarbu, kad kiekvienas komandos narys turėtų aiškų vaidmenį. Jei vaidmenys neaiškūs, gali atsirasti dubliavimosi arba spragų. Vieni darbai gali būti atliekami kelis kartus, o kiti gali likti nepastebėti. Todėl projekto pradžioje reikia susitarti, kas už ką atsakingas.
Atsakomybių paskirstymas
Atsakomybės turi būti aiškios ne tik vadovui, bet ir visai komandai. Kiekviena svarbi užduotis turi turėti žmogų, kuris atsako už jos įgyvendinimą. Tai nereiškia, kad jis viską atlieka vienas, tačiau jis užtikrina, kad darbas judėtų į priekį.
Atsakomybė turi būti susieta su konkrečiu rezultatu. Pavyzdžiui, nepakanka pasakyti „komanda parengs pristatymą“. Aiškiau būtų nurodyti, kas parengs turinį, kas sukurs dizainą, kas patikrins informaciją ir kas galutinai patvirtins rezultatą.
Tam gali būti naudojamas RACI principas. Jis padeda atskirti, kas yra atsakingas už darbą, kas priima galutinį sprendimą, su kuo reikia pasitarti ir ką reikia informuoti. Net jei RACI matrica nėra formaliai pildoma, pats principas padeda išvengti neaiškumų.
Komunikacijos svarba
Daug projektų susiduria su problemomis ne dėl kompetencijos trūkumo, o dėl prastos komunikacijos. Informacija nepasiekia reikiamų žmonių, sprendimai lieka neužfiksuoti, komanda skirtingai supranta prioritetus, o klientas ar vadovybė turi kitokius lūkesčius nei projekto komanda.
Gera komunikacija nereiškia daug susitikimų. Ji reiškia, kad tinkama informacija tinkamu laiku pasiekia tinkamus žmones. Vieniems projekto dalyviams reikia detalaus užduočių lygio, kitiems pakanka bendros informacijos apie progresą, rizikas ir sprendimus.
Komunikacijos planas
Komunikacijos planas apibrėžia, kaip projekte bus dalijamasi informacija. Jame verta numatyti, kokie susitikimai vyks, kaip dažnai bus teikiami statuso atnaujinimai, kur bus saugomi dokumentai, kokiais kanalais komanda bendraus ir kas atsakingas už informacijos perdavimą.
Pavyzdžiui, komanda gali kas savaitę aptarti progresą, kasdien trumpai pasitikrinti svarbiausius darbus, o klientui ar vadovybei kartą per savaitę pateikti trumpą statuso ataskaitą. Svarbiausia, kad komunikacija būtų reguliari ir aiški.
Susitikimai ir statuso atnaujinimai
Visos pamokos
